E-Mails kosten uns zu viel

von Dietmar Müller am 21. März 2016
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Gleich zwei neue Studien machen uns die E-Mail, den Ackergaul unter den modernen Kommunikationsmitteln, madig: Sie frisst zu viel Geld und bindet zu viel Aufmerksamkeit. Beides sind sehr knappe Ressourcen im Arbeitsalltag 2016.
Foto: Horoscope, Shutterstock.com

Zunächst die Ergebnisse einer Potenzialanalyse von Sopra Steria Consulting: In neun von zehn Unternehmen sind die Mitarbeiter mit permanent überfüllten Postfächern konfrontiert. 52 Prozent von ihnen fällt es schwer, die Priorität empfangener E-Mails auf Anhieb richtig einzuschätzen. Viel Zeit verlieren insbesondere Führungskräfte überdies in Meetings, die nur geringe oder gar keine Relevanz für die persönlichen Arbeitsaufgaben haben.

Der Umgang mit E-Mails gibt laut Sopra Steria Consulting Aufschluss darüber, wie zusammengearbeitet wird oder Entscheidungen getroffen werden: Eine hohe Anzahl von E-Mails und eine permanente Nutzung der CC-Funktion (etwa zur Information der Führungskraft) deuten auf zu lange und somit langsame Entscheidungswege hin. Diese Art der Kommunikation ist ungeeignet, wenn es auf einen vernetzten, agilen Informationsaustausch ankommt.

Statt sämtliche E-Mails breit gestreut und damit ungezielt an zu viele Kollegen zu verteilen, empfiehlt Sopra Steria Consulting, über alternative Kommunikationslösungen nachzudenken. In der Projektarbeit böten sich beispielsweise ergänzend der Einsatz von Social-Business-Plattformen oder Online Communities an, da sie jederzeit kontextbezogen einen vollständigen Überblick über alle relevanten Statusinformationen ermöglichen. Mit derartigen Plattformen lässt sich in vielen Situationen ein deutlich effizienterer Wissenstransfer in Gang setzten als mit E-Mails allein.

Auch das Analystenhaus IDC hat sich angesehen, wie in deutschen Unternehmen kommuniziert bzw. Dokumente geteilt werden. Mit praktisch denselben Ergebnissen. Die gute alte E-Mail ist auch hier mit weitem Abstand immer noch das Tool der Wahl. Wahnsinnigerweise direkt gefolgt von Ausdrucken auf Papier. So viel zum Thema Digitale Transformation.

70 Prozent der von IDC befragten Mitarbeiter in Deutschland halten den universellen Zugang zu Dokumenten für wichtig, nicht zuletzt weil 40 Prozent der Mitarbeiter nicht ausschließlich im Büro arbeiten und daher nach Wegen suchen, sich dennoch mit den Kollegen auszutauschen. Dabei wird nicht weniger als die Hälfte (!) der Arbeitszeit damit verbracht, bestimmte E-Mails und Dokumente zu suchen. Das erzeugt ein starkes Momentum hin zu "schwarzen" Filesharing-Angeboten.

Über die vergangenen Jahre sind kontinuierlich neue Möglichkeiten für Anwender zur Speicherung und zum Teilen von Dokumenten entstanden, wie etwa File Server, Social Networks, Sharepoints oder ECM-Systeme. Im Durchschnitt sind mehr als vier Unternehmenslösungen pro Organisation im Einsatz. Die Vielzahl an Enterprise- und auch Consumer-Lösungen trägt allerdings offenbar mehr zur Behinderung als zu Produktivität der Anwender bei - beispielsweise im Hinblick auf Dateiversionen. Unternehmen müssen hier dringend gegensteuern, um die Kontrolle über ihre Dokumente zurückzuerlangen sowie Sicherheit und Compliance durchzusetzen.

Fazit von IDC: IT-Entscheider haben das Potential von File Sharing-Diensten zu lange unterschätzt. Damit haben sie nicht nur zur Frustration der Kollegen und Mitarbeiter beigetragen, sondern auch die gefürchtete Schatten-IT gefördert. Diese ist insbesondere im Mittelstand aufgrund der schleppenden Einführung von Enterprise File Sharing & Synchronisation Tools groß. Der Markt für Social Business-Lösungen in Deutschland erfährt aus den genannten Gründen ein dynamisches Wachstum.

Unser Social Business-Experte Stefan Pfeiffer hat im Sommer vergangenen Jahres zu einer Blogparade zur E-Mail der Zukunft aufgerufen. Mehr als zehn Blogger folgten dem Aufruf und steuerten ihre Gedanken bei. Die Ergebnisse haben einerseits etwas morbides, für den Experten Dr. Ulrich Kampffmeyer führt die E-Mail beispielsweise "ein Zombie-Dasein", mein langjähriger lieber Kollege Martin Meyer-Gossner befindet, sie sei zuallererst "für Alte" (und "eine Kutsche", aber das soll er Ihnen selber erläutern).

Damit befinden sich Kampffmeyer und Meyer-Gossner in bester Gesellschaft: Ein gutes Drittel der bundesrepublikanischen Bevölkerung sieht mittelfristig ein Ende der E-Mail. 36 Prozent der Verbraucher geben der E-Mail in einer Umfrage von Aris noch maximal 15 Jahre. 16 Prozent der Verbraucher sehen bereits spätestens in zehn Jahren, drei Prozent sogar schon in fünf Jahren das Ende der E-Mail kommen.

Andererseits haben die Blogbeiträge etwas zuversichtliches, denn die Zukunft der E-Mail zeichnet sich längst ab, da sind sich die Teilnehmer der Blogparade einig. Die "neue" E-Mail geht quasi in Social Media auf. In der einen oder anderen Art und Weise. Wie genau, das schildern Ihnen am besten die verschiedenen Autoren auf ihre ganz eigene Art und Weise selbst.

Viel Vergnügen und neue Einsichten bei der Lektüre des E-Books #Blogparade # MailZukunft!

Mehr zu diesen Themen: #Social Business #Collaboration

Patrick Kwinten

when the only you tool you got is a hammer, everything becomes a nail. try a phone for once allthough that does not work well with milleniums..

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